Nowoczesna platforma komunikacji Evenio łączy urząd z mieszkańcami. W Sierakowicach już doceniono jej funkcje, a teraz z aplikacji będą mogły korzystać kolejne gminy. O jej wdrażaniu i rozwoju rozmawialiśmy z Mariuszem Laską, kierownikiem Referatu Ochrony Środowiska w Urzędzie Gminy Sierakowice. www.przekrojgospodarczy.pl
Jak przebiegał dotychczasowy rozwój aplikacji Evenio?
Aplikacja się rozwijała od 2015 roku. Wówczas był to tylko moduł związany z wywozem odpadów. Od 2016 r. zaczęła działać w większym formacie. Na początku chcieliśmy pomóc mieszkańcom, aby nie umykały im terminy wywozów śmieci. Reforma śmieciowa, która się pojawiła, wygenerowała kolejne frakcje odpadów, które trzeba było zbierać. Skorzystaliśmy z rozwiązania, jakie umożliwia aplikacja Evenio i wprowadziliśmy do niej harmonogram wywozu odpadów i to był nasz główny cel. Potem okazało się, że tę aplikację można równie dobrze wykorzystać do przekazywania informacji dotyczących gminy, więc rozszerzyliśmy to o kulturę, informacje gminne i sukcesywnie rozbudowujemy jej funkcjonalności. W tym roku pojawił się także moduł z sołectwami i szkołami. Pojawiają się w nim nowe kategorie wydarzeń, które mieszkańcy mogą subskrybować i decydować, jakie informacje otrzymują. Największym zainteresowaniem ciągle cieszą się informacje o wywozie śmieci.
Z jakim zainteresowaniem mieszkańców spotkała się aplikacja?
Jako gmina promowaliśmy tę aplikację i zaczęliśmy od spotkań z uczniami w szkołach, z gimnazjalistami. Kto zna lepiej telefon rodziców, niż ich własne dzieci? Rodzice nie wiedzą jak zainstalować aplikację, a dzieci doskonale sobie z tym radzą, to jest ich naturalne środowisko. Zaczęliśmy od spotkań we wszystkich szkołach w starszych klasach, informowaliśmy o tym, do czego służy taka aplikacja, zachęcaliśmy, aby instalowali ją w telefonach swoich rodziców. Żeby ich do tego namówić, ogłosiliśmy razem z firmą Profeko konkurs z nagrodami. Staraliśmy się rozpropagować tę aplikację oddolnie, a informacja o niej dość szybko doszła do mieszkańców.
Jak duże było zainteresowanie zorganizowanym konkursem?
Konkurs był rozstrzygany wśród użytkowników aplikacji, a tych było ok. 400-500. Wiemy, że ta aplikacja jest instalowana dla ułatwienia przeważnie u osób, które wystawiają pojemnik z odpadami.
W jaki sposób odbywa się komunikacja ze szkołami, jak informowani rodzice są na temat np. zebrań w szkole?
To jest moduł, który już jest wdrożony, ale wersja rozbudowana pojawi się we wrześniu tego roku. Na razie jest podział na szkoły i to szkoła ma możliwość dodawania informacji na temat wydarzeń. Dążymy do tego, aby poprzez aplikację, można było otrzymywać spersonalizowane informacje. Na razie działa to na zasadzie informacji ogólnych, kierowanych od szkół do użytkowników, w tym przypadku rodziców. Docelowo to rodzic sobie wybierze jedną lub kilka szkół, a w tych szkołach wskaże klasy do której uczęszcza jego dzieci. W ten sposób będzie miał dostęp do ogłoszeń szkolnych i klasowych, np. o składkach, wycieczkach – informacjach przydatnych dla rodziców, tak żeby wiedzieli, co się dzieje w szkole. Wprowadzać dane mogą także urzędnicy, tak samo każda szkoła ma możliwość dodawania informacji. Wykorzystujemy to, że można precyzyjnie dotrzeć do danej miejscowości, czy sołectwa. Mamy też osobne informacje sportowe i dla rolników. Aplikacja jest elastyczna i można ją dopasować do specyfiki gminy, aby informować mieszkańców o tym, co dla nich może być ważne.
Aplikacja pozwala nie tylko komunikować się gminie z mieszkańcami, ale jednocześnie pozwala mieszkańcom zgłaszać swoje problemy, uwagi i reklamacje. Czy widać znaczącą poprawę komunikacji mieszkańców z urzędem, jeżeli chodzi o ilość zgłoszeń i to, w jakim tempie są one rozpatrywane?
To jest narzędzie, które ułatwia formę komunikacji, umożliwia szybszą reakcję. Można też dodawać zdjęcia, więc wszystko widzimy w miarę szybko. To też wygodne dla mieszkańców – nie trzeba nigdzie dzwonić, wystarczy tylko zgłosić swoją uwagę, nawet w weekend.
Czy aplikacja jest przydatna także dla rolników?
Tak. Informujemy o dopłatach gminy, dopłatach rolniczych, do paliwa rolniczego, o szkoleniach organizowanych przez Ośrodek Doradztwa Rolniczego, kierowanych do danych grup rolników.
Wykorzystujemy ją również do informowania o projektach związanych z energią odnawialną, dofinansowaniami do pomp ciepła, czy wymianą pieca.
Jaki jest odzew mieszkańców w związku z projektami dotyczącymi energii odnawialnej?
Jest bardzo duże zainteresowanie, pozostaje jedynie kwestia pozyskania środków. Złożyliśmy wniosek do Urzędu Marszałkowskiego na projekt ponad 700 instalacji solarnych i powietrznych pomp ciepła w budynkach mieszkalnych, dla trzech gmin: Kartuzy, Sierakowice i Sulęczyno. W 2011 r. zdobyliśmy też unijne środki na odnawialne źródła energii, wtedy też powstało prawie 100 instalacji z kolektorów słonecznych w naszej gminie. Dlatego mieszkańcy z tym tematem się już oswoili.
Które moduły aplikacji są najczęściej subskrybowane?
Informacje gminne i kulturalne są to najczęściej subskrybowane przez użytkowników kategorie. Dzięki aplikacji użytkownicy mogą też się dowiedzieć np. o nadchodzącym festiwalu Kultury Łowieckiej „Knieja”, w którego finale wystąpi Margaret. To będzie duża impreza! Odbędą się także regaty o Puchar Powiatu Kartuskiego. Poprzez aplikację informujemy o imprezach sołeckich, o piknikach. Dziś mamy mało czasu, by iść do tablicy ogłoszeń, a aplikacja trafia do odbiorców bardzo szybko.
Czy mieszkańcy są zadowoleni z wdrożenia aplikacji w życie?
Nie słychać głosów krytycznych. Korzystający są zadowoleni, a ci, którzy nie korzystają, może potrzebują czasu, żeby się „wkręcić”.
Jak wygląda wrażanie aplikacji w okolicznych gminach?
Okoliczne gminy przymierzają się do wprowadzenia tej aplikacji, zwłaszcza, że korzystają z tego samego oprogramowania do obsługi opłaty „śmieciowej”. Wdrożenie aplikacji jest naprawdę proste, zadziwia szybkość przesyłania informacji, które docierają do wszystkich użytkowników już po kilku sekundach. To najszybszy sposób docierania do mieszkańców. Jest to naprawdę dobre rozwiązanie, trzeba tylko rozpropagować tę aplikację wśród mieszkańców, aby jak najwięcej osób z niej korzystało.
Ile czasu zajęło wprowadzenie aplikacji Evenio w gminie?
Trudno powiedzieć, ponieważ wdrażanie i obsługa aplikacji jest bardzo prosta. Oczywiście trzeba było zebrać grupę osób, ustalić kto będzie mógł dodawać ogłoszenia. No i do roboty! Ciężar wprowadzenia harmonogramów wywozu wzięła na siebie firma Profeko. Pozostałe informacje na bieżąco są dodawane do aplikacji, podobnie jak ma to miejsce przy obsłudze strony internetowej. W większości przypadków wystarczy podać datę, tytuł i link do wydarzenia np.: umieszczonego na portalu gminy. Najwięcej czasu zabiera rozpropagowanie aplikacji wśród mieszkańców. Jeśli tego nie zrobimy, cała nasza praca związana z dodawaniem informacji pójdzie na marne. Dlatego najważniejsza jest promocja.
Mariusz Laska
kierownik Referatu Ochrony Środowiska w Urzędzie Gminy Sierakowice
